Dijitalleşme ve dijital dönüşüm kavramları son yılların en önemli konusu haline geldi. Özellikle Covid-19 salgını ile birlikte dijitalleşme eğiliminin çok daha hızlanarak devam ettiğini söyleyebiliriz. Durum böyle olunca; bilgi ve içeriğe uzaktan erişim ve uzaktan çalışma gibi konular eğitimden, satışa, müşteri hizmetlerinden, üretim ve finansa kadar hemen hemen tüm sektörlerde gündemi oluşturan konular haline geldi.
Dijitalleşme, uzaktan erişim ve eğitim içinde bulunduğumuz dönemde bir opsiyon olmaktan çıkarak stratejik bir zorunluluk halini aldı. Bununla birlikte dijitalleşme stratejisi de şirketlerin uçtan uca tüm süreçlerini etkileyen verimlilik ve rekabet avantajı sağlayan bir olgu haline geldi.
Bu yazımızda, özellikle dijitalleşme, kağıt ve form tabanlı içeriklerin, süreçlerin dijitalleştirilmesi ile ilgili görüşlerimizi özetleyeceğiz.
Dijitalleşme Nedir?
Uzaktan çalışma ile çok daha ön plana çıkan ve aslında uzun zamandan beri konuşulan ve her sektörün kendi ihtiyaçları doğrultusunda uygulamaya çalıştığı “Kağıtsız ortamlara geçiş, bilgi ve belgenin elektronik ortamdan yönetilmesidir.
Kağıtsız Ofis Nedir?
Kağıtsız ofis, fiziki ortamdaki belgelerin akıllı tarama ve doküman işleme teknolojileri kullanılarak sayısallaştırılması ve sayısallaştırılan belgelerin elektronik ortamda kolayca erişilebilmesidir. Bununla birlikte sayısallaştırılan belgelerin iş süreçlerine entegre bir yapıda dijital ortamda yürütüldüğü bir çalışma ortamıdır.
Nereden Başlamalı ve Ne Yapmalıyız?
Öncelikle, organizasyonu ve süreçleri anlamakla başlamalı ve her unsuru (ürünler, süreçler, roller, çalışan, donanım vb.) en ince detayına kadar incelemeliyiz. Elbette bunun için de insan ve zaman kaynağı ayırıp orta ve uzun vadeli planlar yapmalıyız.
Tüm bu planlamaları yaparken hızlı kazanımlara odaklanmalı ve hızlı sonuç veya çıktı üreterek kullanıcılarımızın ve yöneticilerimizin deneyimlerine sunmalı ve küçük adımlar ile ama hızlı bir şekilde ilerlemeliyiz.
Bu nedenle önerimiz, öncelikle fiziki ortamdaki içerikleri (kağıt, form, sözleşme, fatura vb.) sayısallaştırma ve hali hazırda çeşitli CRM, ERP ve dosya sistemleri gibi ortamlarda tutulan elektronik içerikleri merkezi bir içerik yönetim platformunda toplamayı hedeflemeliyiz.
Özetle “Nereden başlamalı?” sorusuna verilecek en iyi cevap “Hangi alanlarda dijitalleşmeliyiz?” sorusunun cevabını bulmak ve hangi alanlarda dijitalleşmek istediğinizi belirlemek olacaktır. Bunu yaparken de insan, süreç, teknoloji dönüşümünü eş zamanlı olarak düşünmeliyiz. Hedefimizi belirledikten sonra doğru hizmet, ürün ve teknoloji seçimini yapmalıyız.
Doğru Hizmet ve Teknoloji Seçimini Nasıl Yaparım? Nelere Dikkat Etmeliyiz?
Dijitalleşme için, iş ihtiyacını doğru belirlemeli ve iş ihtiyacına uygun çözümler seçmeliyiz. Bununla birlikte ürün, hizmet sağlayıcı seçimine de dikkat edilmeli ve seçilen tedarikçinin deneyimini, organizasyonunu, mali yapısını ve yetkinliklerini incelemeliyiz.
Seçilen ürünlerin hayata geçirilmesin aşamasında yetkin ve yeterli sayıda insan kaynağı belirlenmeli projelendirme süreci yürütmeliyiz.
Orta ve uzun vadeli planlarımıza uygun ama aynı zamanda hızlı kazanımları destekleyen, kolay, basit ve hızlı tasarlanabilir, uyarlanabilir platformlar tercih etmeliyiz.
Çözüm tercihlerimiz içinde yeni nesil teknolojileri destekleyen Lowcode – Nocode yapılar, RPA (Robotik Süreç Tasarımı), yapay zeka, içerik ve süreç yönetimi altyapılarını barındırmasına dikkat etmeliyiz.